Gerente Bem Informado: Como fazer funcionários lentos trabalharem mais rápido

A produtividade da equipe é algo que interfere diretamente nos resultados de uma empresa. Quando as coisas são bem feitas e dentro dos prazos, os negócios prosperam. Caso contrário, os clientes tendem a ir embora. Mas o que fazer se você tem funcionários que são muito lentos? Isso pode ser mais comum do que você imagina. Por isso, Mike Michalowicz, autor do livro The Toilet Paper Entrepreneur, aponta quatro dicas para acelerar aquele trabalhador um pouco mais devagar.

Para conhecer melhor o autor das dicas abaixo, Michalowicz abriu seu primeiro negócio aos 24 anos. Fez dele uma empresa milionária. Depois fez isso de novo. E de novo. Ele construiu três empresas com faturamentos milionários. Hoje, é presidente da Obsidian Launch, especializada em otimizar a eficácia de websites, e colunista de pequenas empresas do The Wall Street Journal.

Veja, a seguir, as quatro dicas.

Limite as opções

Em uma determinada tarefa, quanto menos opções você der a um funcionário, mais fácil ficará para ele tomar uma decisão. Mas não exagere. Dar apenas uma opção é muito ditatorial da sua parte e pode ter o efeito contrário. O funcionário pode agir até mais lentamente, como retaliação. Uma boa regra é dar três opções. Isso dará ao trabalhador a liberdade de escolha, o que é motivador, mas, ao mesmo tempo, deve originar uma decisão rápida.

Dê prazos intermediários

Se o projeto tem que ser entregue no final do mês, por exemplo, quebre esse prazo em quatro limites de datas anteriores. Peça para que o funcionário lhe entregue partes do projeto a cada semana, isso dará a ele a sensação de imediatismo, de que é preciso fazer algumas coisas antes do fim do mês. Isso costuma fazer as pessoas trabalharem mais rapidamente.

Deixe claras as suas expectativas

Quando o funcionário entende claramente o que se espera dele, costuma ficar mais confiante. Isso porque ele verá que você confia nas habilidades dele para executar aquele trabalho. Assim, vai tocar o projeto com rapidez.

Entenda os motivos

Você contratou uma pessoa que parecia ser ótima, mas ela está fazendo os trabalhos muito vagarosamente. Procure entender o motivo. Às vezes, o funcionário pode não render o suficiente se ele não tem todas as ferramentas necessárias para fazer determinada tarefa. Ou então ele pode não ter recebido as instruções adequadas. Entendendo a causa, fica mais fácil solucionar o problema.

Dez dicas para ser mais produtivo

Para ajudar você a trabalhar mais rápido, ou para você orientar seus funcionário a trabalharem mais rápido, temos dez dicas para vocês administrar melhor seu tempo e suas prioridades no dia a dia de trabalho.
Cuidar do físico – Procurar se manter em forma, ter boa alimentação e não descuidar do repouso e lazer.
Controlar o emocional – Para isso, deve-se cultivar o pensamento positivo, sem deixar que seu lado reativo e primitivo, que todos têm, influencie na realização de tarefas e a tomada de decisões.
Manter foco na tarefa – O objetivo é ter a capacidade de se concentrar em uma coisa de cada vez, já que as pessoas podem melhorar as aptidões multitarefas, mas nunca serão tão boas quanto fazendo uma coisa de cada vez.
Definir um objetivo – É manter um propósito em suas ações, pois quando uma tarefa passa a ser algo importante, é preciso aplicar muito mais energia em sua execução.
Trabalhar com ritmo – Assim como atletas, saber balancear esforço e repouso, ou consumo e reposição de energias. Para isso, é sugerido fazer refeições pequenas, várias vezes por dia, e até uma pausa para se recuperar após 90 minutos de trabalho intenso constante. Os especialistas defendem que até dormir um pouco nessa pausa aumenta a produtividade.
Começar pelo mais difícil – Se a tarefa mais complicada for atacada pela manhã, o profissional estará mais descansado e menos distraído e poderá ter um desempenho melhor.
Colocar tudo no papel – Fazer listas de tudo que tem para fazer e também das ideias que tem, definindo qual o resultado que gostaria de obter e qual a próxima ação para avançar. O objetivo é tirar tudo da cabeça e conseguir organizar. De acordo com os autores, a cabeça é para ter ideias e não para armazená-las.
Seguir um ritual – Quando as ações passam a ser rotineiras, as decisões deixam de ser influenciadas pela disposição do profissional, o jeito como está se sentindo, ou por seu ânimo.
Disciplinar a leitura de emails – Os especialistas apontam a checagem constante da caixa de entrada como um perturbador da rotina. Isso porque o profissional pode estar fazendo uma tarefa importante e vai se distrair ao ler uma mensagem. Depois, demora para retomar a concentração no que estava fazendo.
Transformar tarefas em ações – A dica é desmembrar grandes metas da lista de coisas para fazer em pequenas ações, em coisas menores que podem parecer mais fáceis. De preferência com verbos em cada item da lista.

Fizemos um post específico sobre aumento de produtividade, utilizando a metodologia ZTD, veja este post, Aumentando a sua produtividade com ZTD – Zen to Done é veja o vídeo abaixo.