Reunião: quando saber se está atrapalhando

Quando um e-mail com o assunto “reunião” aparece na caixa de entrada dos profissionais, ele pode provocar diversas reações, pois se alguns vêem esses encontros como um dos meios para resolver pendências, outros os consideram interrupções desnecessárias na rotina de trabalho. E, no fim das contas, as reuniões podem ser de fato eficazes ou ineficientes, se o líder não souber perceber até que ponto elas atrapalham ou ajudam os colaboradoras.

E para que serve uma reunião? Na avaliação das especialistas consultadas – a coordenadora de Consultoria da Ricardo Xavier Recursos Humanos, Veridiana Germano, e a headhunter da De Bernt Entschev Human Capital, Ariadne Tomczak – as reuniões têm sim uma razão de ser, pois elas reúnem em um só momento todos aqueles que estão envolvidos em um só projeto. E nesse encontro tanto se discutem ideias como problemas.
Independentemente dos motivos, as reuniões devem ter um único fim: deixar claro a líderes e colaboradores quais os próximos passos a serem dados e manter, acima de qualquer questão, a motivação dos profissionais em dia. “As reuniões podem até aprimorar o desempenho dos profissionais”, avalia Veridiana. Mas isso só acontece com a ajuda do líder. E para ele saber se os encontros organizados por ele mesmo ajudam ou atrapalham, é preciso que tenha uma boa relação com os seus colaboradores e uma certa proximidade a ponto de saber como é a rotina de cada um.
“O líder consegue identificar isso com o resultado do trabalho dos colaboradores”, ressalta Ariadne. “Quando o rendimento aumenta, os resultados são atingidos, o clima entre os profissionais é bom, a reunião gera ideias e os colaboradores se envolvem é um sinal de que os encontros estão ajudando a equipe”, completa Veridiana. Por outro lado, as consequências opostas demonstram que, talvez, é hora de o líder mudar de estratégia. “Quando a espontaneidade do colaborador no encontro fica limitada algo pode estar errado”.

Entre erros e acertos

Fazer reuniões constantes para resolver pequenas pendências ou mesmo focar os encontros em cobranças e brigas pode não ser saudável e, além de prejudicar a rotina do colaborador, pode também desmotivá-lo. Para as especialistas, reuniões com o objetivo de cobrar e persistir em erros só atrapalham.
Reuniões de última hora, exceto em emergências, e aquelas que demoram horas e não resolvem nem discutem nada também só prejudicam os profissionais. Quebrar a rotina com encontros diários prejudica o rendimento do profissional, uma vez que há um intervalo de tempo para retomar as atividades que ele estava executando. Sem contar os contatos perdidos e os e-mails que se acumulam durante a ausência.
Convocar uma reunião sem ter anotado todos os pontos que devem ser mencionados e o foco que deve conduzir o encontro leva a um outro problema que atrapalha a rotina dos profissionais: a dispersão.

Reuniões eficientes

Para resolver os possíveis problemas que uma reunião pode causar na rotina do trabalho, as especialistas recomendam aos líderes alguns passos para que os encontros se tornem ferramentas eficientes. O primeiro deles é o planejamento. “A reunião pode ajudar quando ela é planejada e quando atende as reais necessidades da equipe”, atenta Veridiana. “Quando você planeja, com certeza, a reunião se torna mais eficiente”, considera Ariadne.

Esse planejamento envolve, dentre outros aspectos, escolher o melhor dia e horário para o encontro, tendo em vista a rotina dos colaboradores – por isso conhecê-la é importante – e avisá-los com antecedência, para que eles também se planejem. Outro ponto que o líder deve atentar é sobre o objetivo e necessidade da reunião. Muitas vezes, o melhor é acumular os assuntos a serem tratados em uma única reunião, impedindo que se realize uma série de encontros que podem não gerar tantos resultados.
Anotar todos os pontos que devem ser tratados no encontro não basta. O gestor deve saber enunciá-los com clareza. “É muito importante que o líder passe a mensagem”, reforça Ariadne. Manter o foco nessa hora ajuda a otimizar o tempo. Selecionar os participantes da reunião também ajuda a torná-la eficiente. Dependendo do assunto, nem todos os colaboradores precisam participar do encontro.
Essa seleção também ajuda a diminuir a dispersão. Mas não é o fator suficiente. “Isso também dependerá da maturidade da equipe”, afirma a headhunter. Para ela, abrir espaço para a participação dos colaboradores nem sempre é necessário. Para Veridiana, essa possibilidade tem de existir, mas com cautela.
Estabelecer um tempo de início e fim e cumpri-lo é outro fator que contribui para que os impactos negativos da reunião na rotina dos colaboradores sejam minimizados. “O tempo de duração da reunião dependerá de quais são as pessoas envolvidas e o assunto a ser tratado. Se for um problema, por exemplo, uma hora é suficiente”, afirma Ariadne. Problemas rotineiros e assuntos de pouco impacto na equipe devem ser tratados no menor tempo possível. “Perceber o que demanda mais tempo cabe ao líder. Ele precisa estar atento a isso”, completa.

Reuniões improdutivas

As estatísticas mostram que o nível gerencial passa 50% de seu tempo em reuniões. Já a diretoria gasta ¾ de um dia de trabalho enclausurada em reunião. É muito tempo perdido. Quando afirmo que este “mal” nos seguirá até o final das nossas vidas, é por que acredito que há uma relação direta entre as reuniões improdutivas e o ser humano, isto mesmo, trata-se de uma característica comportamental organizacional. Duvida? Veja alguns motivos:

• Olha como eu trabalho - Os gerentes usam as reuniões para mostrar que, efetivamente, estão trabalhando, tanto para subordinados quanto para níveis superiores.
• Poder / Carência - Alguns usam as reuniões pelas falsas sensações de aceitação (característica simples de comportamentos de grupos), além de poder, principalmente quando assume a função de mediador ou quem tem a palavra.
• Todos fazem mesmo - As reuniões são feitas simplesmente porque todo mundo faz. O motivo não interessa, se virou gerente é quase um pré-requisito.
• Quem está na reta? - Reuniões servem para buscar, constantemente, culpados em todos os níveis e criar alianças.
• Deixa para a próxima - A procrastinação também é um bom motivo, convoca-se uma reunião para marcar a outra e postergar a decisão, criando-se um ciclo sem fim.

Pesquisando mais sobre o tema descobri que, devido à insatisfação geral, empresas como Pão de Açúcar e Colgate estão contratando ou treinando mediadores de reunião. Estes profissionais têm conhecimento específico para liderar discussões, possuem técnicas de gestão do tempo e também são responsáveis por evitar que as pessoas cheguem à reunião sem saber a pauta, por manter o foco do debate e por garantir que todos saiam do encontro com atividades definidas. Vamos, então, aos possíveis remédios:

Remédios tarja vermelha

• Defina claramente o tema - A literatura sobre a metodologia das reuniões recomenda que a agenda esteja previamente estabelecida e que todos os participantes tenham conhecimento dela.
• Marque horário para começar e terminar - O término é mais importante que o início. Comece na hora mesmo que todos não estejam na reunião, pois isto forçará que os atrasados se apressem nas próximas.
• Mantenha o número mínimo de pessoas - Reuniões grandes são mais improdutivas que menores. Se o processo de decisão envolver muitas pessoas, faça outros encontros com a mesma agenda.
• Foque sempre - Se alguém estiver saindo do tema, não o corte. Agradeça a participação e explique gentilmente que não é o momento. Reunião deveria ser similar ao Twitter para que todos falassem suas ideias em 140 caracteres.
• Desligue os celulares - Só atenda o telefone se for Deus ou o Presidente (não seria um sinônimo?)

Remédios tarja preta (uso controlado):

• Fique de pé - Ficar em pé gera um desconforto que serve como bom motivo para agilizar as decisões;
• Fuja da sala de reunião - Autores norte-americanos e novos gestores da geração Y sugerem reuniões no corredor ou em local aberto (varanda ou saguão) para que os participantes fiquem expostos e não caiam na tentação de “empurrar as soluções com a barriga”. Alguns mais radicais cortam até água e café.

Parece simples, mas não é, requer disciplina e controle, principalmente de egos. Se você, assim como eu, se sente incomodado com estas discussões intermináveis, divulgue este tema na sua empresa. Caso não dê certo, tente acertar em cheio o bolso da sua empresa.

Fizemos um post específico sobre aumento de produtividade, utilizando a metodologia ZTD, veja este post, Aumentando a sua produtividade com ZTD – Zen to Done é veja o vídeo abaixo.

ZTD–Zen to Done

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Este post é uma adaptação do Noticia Web e do HSM - Negociação